Giderek azalan sayıda şirket federal hükümetle iş yapmak istiyor gibi görünüyor. Özellikle küçük işletmeler. Raporlama ve uyumluluk gereksinimlerinin tümü olabilir mi? Bir sınıf var özellikle zor olan uyumlulukgibi Tom Temin ile Federal Drive PROCAS’ın Kurucusu ve CEO’su Jim Wesloh’dan duydum.

Tom Temin Hükümet fırsatları bulma, bunu yapmak istediğine karar verme ve ardından teklif verip kazanma sıkıntısını yaşayan biri için, benzersiz ve normalde beklenenden farklı bir sözleşmeyi yerine getirebilmek için halihazırda nelerin olması gerekir? özel sektör?

Jim Wesloh Zaman tutma gider raporları, tüm genel muhasebe ve proje yönetimi ve proje raporları dahil olmak üzere devlet sözleşme muhasebesine odaklanıyoruz. Ve şu anda özellikle zaman işleyişine odaklanacağız. Pek çok yeni sahip, hafta sonunda zaman çizelgelerini doldurup teslim edebilecekleri ticari bir organizasyonda çalışmaya alışkın olabilir; bunun sorun olmadığını düşünebilirsiniz. Devlet ihaleleri için bazı ek gereksinimler var; örneğin, herkesin her gün kendi zaman çizelgesini yaptığından emin olmak isteyecekler, şöyle diyebilirsiniz, neden ödeme döneminin sonuna kadar bekleyemiyorum? Tıpkı haberlerde, insanların düşüncelerini haklı çıkaracak şeyler olduğunda eşzamanlı olarak kayıt altına almaları gerektiğini duymuş olabileceğiniz gibi. Zaman işleyişinde de durum aynıdır. İki hafta beklerseniz ne yaptığınızı hatırlamayabilirsiniz. Ve yaptığınız iş için aslında sahip olduğunuz tek gerekçe budur.

Tom Temin Ve sırf hükümet öyle diyor diye bunu her gün yapmalısınız.

Jim Wesloh Evet. Dolayısıyla Federal Satın Alma Düzenlemeleri, hükümetten satın almayı düzenleyen yasa organıdır. Ve harcamalarınızı karşılayabileceğinizden emin olmanız gerektiğini söylüyor. Daha sonra savunma sözleşmesi denetim kurumu, yalnızca savunma yüklenicileri için değil, sıklıkla diğer kurumlar için de sözleşmeleri denetleyecektir. Ayrıca onların kurallarına da uymalısınız.

Tom Temin Elbette. Ve DCA’nın altı yıl sonra size gelip bir sözleşmeye bakabileceğini rahatlıkla söyleyebiliriz. Hata. Böylece zaman tutma ve kayıtları yeniden üretebileceğiniz şekilde uzun süre saklama fikri ortaya çıkıyor.

Jim Wesloh Evet. Ve diğer bir şey de, bazı yeni hükümet müteahhitleri iyi düşünebilir, zamanı kaydedebilir miyim? Yoksa hükümet programlarımın muhasebesini yapıyor ve daha önce ticari sözleşmeleri varsa ticari sözleşmeler konusunda endişelenmiyor musunuz? Cevap hayır, eğer bir kamu yüklenicisi iseniz, her şey denetimlerin kapsamına girer, çünkü ticari sözleşmelerde yaptığınız şeyler aynı zamanda devlet sözleşmelerini de etkileyecektir, belirli bir proje için doğrudan maliyetleriniz vardır. Ancak aynı zamanda hem hükümet hem de ticari sözleşmeler arasında dağıtılan dolaylı maliyetleriniz de var. Yani ticari sözleşmelere ve devlet sözleşmelerine ne kadar gitmeniz gerektiğini göstermek için kesrin paydası gibi olacak tabanınızı oluşturmanız, tüm sözleşmeleriniz için zamanı ve ayrıca dolaylı harcamalarınızı kaydetmeniz gerekir. , genel giderleriniz ve genel idari giderlerinizin yanı sıra ücretli izinleriniz ve tatilleriniz de devlet sözleşmelerinize ve ticari sözleşmelerinize tahsis edilir.

Tom Temin Dolayısıyla tüm bunların muhasebeleştirilmesine yönelik standart bir ticari sistem, devlet sözleşmeleri için yeterli olmayacaktır.

Jim Wesloh Bu doğru. Ticari sözleşmelerde, şirketlerin genel giderleri olduğunu duyabilirsiniz, bu genellikle devlet sözleşmelerindeki işlere doğrudan giden tüm maliyetlerdir, sözleşmeleri desteklemek için genel idari giderleri yürütmek için gerekli olan genel idari giderleri bölmenizi isterler. iş ama projelerinize gerçekten yardımcı olmuyor. Ayrıca, çalışanlarınızı ve potansiyel tesis maliyetlerini destekleyecek temel maaşın yanı sıra yan haklar da ayırmanızı isteyebilirler. Teklif maliyetlerini ve bağımsız araştırma ve geliştirme maliyetlerini takip etmenizi ve ardından teklif vermenizi istiyorlar. Devlet müteahhitlerinin yaklaşık dörtte biri de çok sayıda taşeron veya malzemeye sahip oldukları katma değerli bir duruma sahip olabilir. Ve taşeron yönetimi veya malzeme taşıma maliyetlerini ayrı dolaylı maliyetler olarak kaydetmek isteyeceklerdir. Yani bu çok daha ayrıntılı. Ve daha sonra dolaylı oranlarınızı hesaplayabilmeniz ve bunları ticari organizasyon için çok daha karmaşık olan işinize uygulayabilmeniz gerekir.

Tom Temin PROCAS’ın kurucusu ve CEO’su Jim Wesloh ile konuşuyoruz. Yani sizin söylediğiniz gibi bu durum karmaşıklaşıyor, örneğin, idari yardımınız varsa ve bunu şirketiniz için sürdürmek size yılda bir milyon dolara mal oluyorsa, o zaman idari maliyetlerin bu kısmını kendi yaptığınız işe tahsis etmeniz gerekir. hükümet için yapıyor. Ve bu belirli saatlere kadar iniyor. Ve neredeyse tahmin etmeniz gerekiyor ya da bir noktada, federal sözleşmenize ayırmanız gereken tüm bu farklı unsurlar içinde izin verilebilir sınırlar var mı, öyle ki gerçekte harcadığınız miktar ile desteklemeye giden miktar arasında bir eşleşme var mı? bu özel çaba.

Jim Wesloh Yani, projelerin maliyetini kaydedeceksiniz ve örneğin idari maliyetlerinizi kaydedeceksiniz ve eğer maliyet artı sabit ücret sözleşmeniz varsa, teoride tüm maliyetleriniz için geri ödeme alırsınız, ancak pratik amaçlar için, sözleşme değerinizde bir üst sınır olabilir. Ve eğer doğrudan maliyetlere 2 milyon dolar, dolaylı maliyetlere ise yarım milyon dolar harcayacağınızı söyleseydiniz ve bunda dolaylı oranın çok basitleştirilmiş bir versiyonu vardı, %50’lik bir dolaylı oranınız vardı, ama sonra harcadınız 750.000, yani sözleşme değerinin üzerindeydi, ek maliyetler için size geri ödeme yapılamaz.

Tom Temin Sağ? Bu nedenle, genel maliyetlerinizden federal sözleşme maliyetlerinize ayırdığınız miktar konusunda orantılı olmanız gerekir.

Jim Wesloh Evet. Yani, çok basitleştirilmiş bir ifadeyle, eğer projelerinizin dörtte biri kamuya ait olsaydı ve projelerin ve maliyetlerin dörtte biri ticari amaçlı olsaydı, o zaman %25’i devlete gidecekti, %75’i ticari olacaktı, bu da bunun çok basitleştirilmiş bir versiyonu, bundan çok daha karmaşık hale geliyor.

Tom Temin Elbette. Ve diyelim ki, gerçekten pahalı bir idari asistanınız var, bu belki de hükümet için sözleşme üzerinde çalıştırdığınız insanlardan daha fazla maaş alıyor, bu muhtemelen bir soruna neden olacak, buna ayırdığınız saatlik idari maliyetleriniz programlamayı yapan kişinin doğrudan maliyetinden daha yüksek,

Jim Wesloh makullük aramak istiyorlar. Ve eğer bir yönetici asistanına, o işte çalışan insanlardan çok daha fazla ödeme yaptığınız bir durum varsa, bu muhtemelen bunun bir aile veya arkadaş olduğu bir durumdur. Ve muhtemelen bunun kabul edilebilir bir maliyet olmadığını, pozisyonun bunu haklı çıkarmadığını söyleyecekler. O yüzden bu kadar para vermek mantıklı değil.

Tom Temin Sağ. Eğer para ödüyorsanız, diyelim ki sekiz statüye sahip olmak istiyorsunuz ya da kadınların kendi statüsü olsun istiyorsunuz ve bu yüzden mantıklı bir insan olan karınızın aynı zamanda idari asistan olamayacağını söylüyorsunuz ve ondan yarım milyon dolar alıyorsunuz. iş ve maaş falan.

Jim Wesloh Evet, bu mantıksız ve kabul edilemez olurdu. Yani, özellikle devlet ihalelerine girmeyi düşünen birine dönecek olursak, zaman işleyişi için düşünmeleri gereken bazı vurgular var, insanlar her gün zamanlarını kaydetmelidirler. Dijital bir sistemse, diğer kişilerin içeri girip sizin için zaman ayıramayacağı benzersiz bir kullanıcı oturum açma süreleri olması gerekir. Bir değişiklik yaparsanız, değişikliğin nedeni ile birlikte değişikliklerin bir denetim izinin olması gerekir. Süre sonunda da bunu belgelendirmeleri gerekiyor. Daha sonra bir yöneticinin bunu onaylaması gerekiyor. Yani bunlar sahip olmanız gereken temel unsurlardan sadece birkaçı. Ve eğer bunu halledebilecek bir sisteminiz yoksa, o zaman savunma sözleşmesi denetim kurumu veya başka bir denetçi gelip bu maliyetlerin haklı olmadığını, izin verilmediğini, onlara güvenmediğimizi söyleyebilir. Bu nedenle, hükümet size bunlar için geri ödeme yapmayabilir. Yani sözleşmelerinizden ödeme alamayabilirsiniz.

Tom Temin Sağ. Ve bu arada hükümetin, kullandığınız muhasebe sistemini sözleşmeyle kullanmadan önce tasdik etme veya onaylama hakkı da yok mu?

Jim Wesloh Evet, standart bir form 1408 var. Bu temel olarak bir muhasebe sisteminin yapması gereken şeylerin bir kontrol listesidir. Ve bunlardan bazıları yetersiz zaman tutma sistemi, doğru muhasebe sistemidir; muhasebe sistemi, tahakkuk muhasebesi yapmak da dahil olmak üzere genel olarak kabul edilen muhasebe ilkelerini takip etmelidir ve çoğu şirketin yapmaya başlayacağı ve vergi açısından uygun olduğu nakit muhasebesini değil, ancak onlar Tahakkuk muhasebesi yaptırmak istiyorum. Ve zamanın her gün kaydedildiğinden emin olmak istiyorlar. Ve biliyorsunuz ki, doğrudan genel giderler, GNA, yan tesisler, malzeme taşıma, alt yüklenici, yönetim, BNP ve Ar-Ge’nin yetersiz olduğundan emin olmak için kontrol edecekleri bahsettiğimiz farklı maliyet hedeflerine zaman ayırabilirler. Muhasebe Sistemi.

Tom Temin Yani, eğer herhangi bir başarı elde etmek istiyorsanız, gerçekten teklif vermeden önce bunu yerine getirmelisiniz.

Jim Wesloh Gelirler ve sıklıkla muhasebe sisteminizin ön ihale denetimini yaparlar ve kullanıma hazır bir şeyin mevcut olduğundan emin olmak isterler. Zaten çalıştırmıyorsanız. Ticari şirketiniz bunu işletmiyorsa, sözleşmeyi kazanmanız durumunda kullanıma hazır olacak şekilde kurduğunuzdan emin olmak isterler.

Tom Temin Peki, iki kısa soru. Bu sistem yeteneğini eklemenin maliyeti var mı? Bu, geri ödenebilir bir maliyet olarak nitelendirilebilir mi?

Jim Wesloh Evet, bu kabul edilebilir bir maliyet. Yani, GNA oranınız böylece bir sistem bulabilir ve uygulayabilirsiniz ve bu maliyetler Federal Satın Alma Yönetmeliklerine göre izin verilebilir olacaktır.

Tom Temin Muhasebe yazılım pazarı hakkında pek bir şey bilmiyorum ama büyük veya popüler ticari programların genel olarak federal uzantıları var mı?

Jim Wesloh birkaçı bunu yapıyor. Ancak genel olarak verilerin ileri geri gitmesi oldukça zordur çünkü tüm masraflarınızı defteri kebirde tutmak zorunda kalırsınız. Ve sonra tüm bu farklı maliyet havuzlarıyla bu dolaylı oranları yapmanın bir yolunu bulmanız gerekir. Daha sonra bu farklı havuzlar için oranları bulmanız ve ardından bu maliyetleri tüm sözleşmelere dağıtabilmeniz gerekir. Ve bu iki farklı sistemde olduğunda işler karmaşıklaşıyor. Dolayısıyla, devlet ihaleleri için özel olarak oluşturulmuş bir sisteminiz varsa işiniz çok daha kolaydır.

Tom Temin Ve sanırım bu programlar tamamen ticari müşterilere yönelik de geriye doğru çalışabilir mi?

Jim Wesloh Evet, devlet ihalelerinde birinin ticari işler için devlet ihale sistemini kullanmasını engelleyecek hiçbir şey yoktur, ancak ticari sistemler genel olarak Devlet Müteahhitliklerinin iyi bir şekilde yapılması için yeterli değildir.

Tom Temin Sağ. Yani, eğer bir şirket kurarsanız ve bir gün devlet ihaleleri yapmak isteyebileceğinizi düşünüyorsanız, belki de kendinizi ticari olarak kanıtlayabilirsiniz. İlk önce devlete uyumlu başlayın. Bu gerçekten acımasız bir muhasebe olurdu.

Jim Wesloh Biz devlet müteahhitlerine muhasebe sistemi satıyoruz, eğer ticari iş yapacaksanız bunu yapmanızı tavsiye etmiyoruz, yapmanızı tavsiye ederiz ve bunu mümkün olduğunca kolay bir şekilde yapmanızı öneririz. Ve eğer bu konuda ciddileşiyorsanız, bu büyük bir taahhüttür. Yani aslında biz birisinin, belki beş ya da 10 yıl içinde devlet ihaleleri yapabilirim düşüncesiyle devlet ihale sistemini kullanarak bir şirket kurmasını tavsiye etmiyoruz. Kendi satışlarımıza karşı çıkmak istemiyorum ama bunu tavsiye etmiyoruz.

Telif Hakkı © 2024 Federal Haber Ağı. Her hakkı saklıdır. Bu web sitesi Avrupa Ekonomik Alanında bulunan kullanıcılara yönelik değildir.



Kaynak